Compres indirectes del grup DKV

El nostre sistema de gestió de proveïdors estableix uns requisits mínims per poder ser elegit proveïdor del Grup DKV. Alguns se sol·licitaran durant el procés de registre i d'altres, posteriorment, durant el procés d'homologació.

Aquests són els requisits sol·licitats durant del procés de registre:

• Compromís de confidencialitat

• Acord d'anticorrupció

• Considerar els 10 principis bàsics del Global Compact

• Responsabilitat social corporativa

• Condicions generals de compra

Una vegada comprovat el compliment d'aquests requisits mínims comença el procés d'homologació, en què s'avaluen:

• Aspectes empresarials i de compliment normatiu,

• Aspectes de responsabilitat social corporativa.

També es valorarà la situació financera de la companyia i es farà una anàlisi de sancions, embargaments, litigis i altres procediments administratius.

Una vegada finalitzada l'avaluació, el Departament de Compres els contactarà per informar-los de l'estat de la seva candidatura i dels següents passos a nivell comercial.

En cas de resultar “elegible” en l'avaluació realitzada, se li atorgarà la condició d'empresa homologada per participar en processos de compra del Grup DKV i se li comunicaran els següents passos a nivell comercial. I en cas de “no elegibilitat”, se li indicaran els motius.

El Departament de Compres del Grup DKV gestiona la relació amb els seus proveïdors de forma 100% digital. A través del Portal de proveïdors es poden fer els processos següents:

• Registre i homologació per iniciar la seva relació amb el Grup DKV.

• Manteniment de dades de proveïdors ja homologats.

• Participar en tenders i oferir els seus productes o serveis en les licitacions.

• Signar digitalment els contractes subscrits.

• Gestió integral del procés administratiu: comandes, factures i pagaments.

• Avaluació de l'acompliment: mesurament de la prestació del servei i plans de millora.

Suport i ajuda

• Descàrrega del manual.

• Correu electrònic a compras@dkvseguros.es

• Telèfon 689 711 076 o 655 463 815 (de 9.00 a 18.00 h)

• Si ja és proveïdor del Grup i encara no disposa de credencials per accedir a la plataforma, escrigui un correu a compras@dkvseguros.es i rebràs les credencials d'accés en el termini de 24 hores.

• Si vol ser proveïdor, una vegada assegurat que compleix els requisits mínims explicats en el punt anterior, ha de seguir els següents passos: 

1. Registrar-se en el Portal de Proveïdors Al final del registre rebrà un correu electrònic amb les credencials d'accés al portal, en què s'inclourà un enllaç al qual haurà d'accedir i canviar la contrasenya. Asseguri's que aquesta compleix els requisits de seguretat indicats en la plataforma.

2. El Departament de Compres revisarà la sol·licitud i, si escau, començarà el procés d'homologació amb l'enviament dels qüestionaris indicats al punt anterior per avaluar la candidatura.

3. Si és “elegible” com a proveïdor, rebrà una comunicació per confirmar la condició d'empresa homologada. A partir d'aquest moment se'ls informarà puntualment dels processos de petició d'oferta que puguin ser d'interès per a la seva companyia. Si la candidatura és rebutjada, s'informarà dels motius d'aquest rebuig.

4. Quan el Grup DKV el convoqui a un procés de petició d'oferta (tender), el contacte comercial del proveïdor rebrà un correu electrònic amb la invitació a participar-hi. El proveïdor accedirà a través del Portal de Proveïdors al mòdul de Licitacions per emplenar la informació requerida per presentar la seva oferta (dubtes sobre el procés, qüestionaris RFI/RFQ, proposta de servei en format PDF). És possible que, durant el tender, es facin diferents “rondes de negociació” que els seran degudament comunicades.

5. El Grup DKV farà el procés d'anàlisi de propostes i resolució del tender de manera objectiva i partint dels criteris i els pesos definits en el plec de condicions. Si la seva empresa resulta adjudicatària, rebrà una comunicació per confirmar l'acceptació de la seva oferta. Si són descartats, també rebran una comunicació amb els motius d'aquesta decisió.

6. Una vegada acordats els termes contractuals amb el proveïdor adjudicatari, rebran una notificació per sol·licitar-los la signatura digital del contracte a través del Portal de Proveïdors. No és necessari que el proveïdor disposi de cap tipus de certificat digital, ja que el Grup DKV utilitza el sistema de Docusign®, que incorpora la seva pròpia tecnologia de certificació.

7. Després de la signatura del contracte, el proveïdor rebrà les ordres de compra en correu electrònic indicat en el seu perfil per a la gestió de comandes. Així mateix, el proveïdor podrà veure i confirmar les comandes des del Portal de Proveïdors.

8. Les factures també es registren en el Portal de Proveïdors perquè el Grup DKV les revisi i validi. En qualsevol moment es podrà accedir al portal per consultar l'estat de la seva factura i la data de pagament.

9. El procés de control de qualitat i monitoratge dels nivells de servei també es farà a través del portal. En cas que aquest procés requereixi informació per part del proveïdor, aquesta també haurà de ser proporcionada per aquest canal.

El Grup DKV té un model global de compres basat en els següents principis de política de compres responsables. Aquesta política està a disposició de tots els grups d'interès de la companyia incloent-hi, entre d'altres, proveïdors, empleats, agents, clients, etc.

1. Assegurar la millora contínua del procés de compra tenint en compte els principis de sostenibilitat i responsabilitat empresarial.

2. Fomentar l'ús de productes, serveis i/o projectes socialment responsables; remarcant aquests aspectes en els processos de comparació d'ofertes.

3. Establir les mesures adequades per minimitzar els impactes derivats de les nostres decisions de compra i mitigar, en la mesura del possible, l'impacte de la nostra activitat en el medi ambient.

4. Proporcionar informació completa, precisa i transparent en els processos de petició d'oferta i garantir la igualtat d'oportunitats entre tots els proveïdors oferents.

5. Vetllar, durant la vigència de la relació amb els nostres proveïdors, pel compliment dels requisits legals aplicables en matèries de drets humans, laborals i de medi ambient.

6. Vetllar perquè l'elecció de proveïdors s'ajusti a la normativa interna existent en cada moment i, en especial, als valors reflectits en l'“Estatut de compromisos ètics amb els nostres grups d'interès”; basats en el respecte a la legalitat, el compromís amb la integritat, la lliure concurrència, l'objectivitat, la transparència, la creació de valor i la confidencialitat.

7. Dur a terme el seguiment adequat dels proveïdors per tal d'evitar que aquests compromisos es puguin veure afectats.

8. Sensibilitzar, en matèria de sostenibilitat i responsabilitat social, el personal i altres parts que intervinguin en el procés de compra del Grup DKV.

9. Garantir la coherència d'aquesta política amb altres normes existents i/o futures del Grup DKV.

10. Fomentar la col·laboració amb proveïdors per garantir el compliment d'aquesta política. 

La gestió de compres es fa per categories. La segmentació dels proveïdors es fa partint de les 10 categories de compra definides pel Grup DKV. Durant el procés de registre, se li sol·licitarà que indiqui la categoria/es de productes o serveis que la seva empresa subministra. A continuació, la llista de categories i alguns exemples dels productes/serveis de més rellevància en la nostra organització: